What is mail merge in Ms word मेल मर्ज क्या हिंदी में पूरी जानकारी

"Mail merge"

Mail merge MS - Word का बहुत useful और powerful primary Tearul का बहुत useful और powerful primary feature है जिसका use करके form letter ( Document ) या mailing label को data file के साथ me " या mailing label को data file के साथ merge किया जाता है । form letter वह several person को send करना होता है । जैसे business letters जिसमे नये product जो Gescription , interview के लिए call letter . meeting के लिए notices या party के rorm letter के example है । इस letter मे content same होते हैं जिसमे address , name , designation आर कुछ other details अलग होते है ।

Mail merger में दो तरह के file को use किया जाता है जिसका first file जिसमे complete letter के contents होते है main document कहलाते है । और दुसरा file जिसमे person derail हाता है या data source काहाँ जाता है ।

How to create amail merge file :  -  Mail merge operation में निम्न steps perform किया जाता है :-

1. create the main letter : यह letter का general body है जिसे several person को send करना होता है ।
2. Create the data source : यह letter का label address होता है जिसमे several person का information record होता है ।
3. Define merge fields in the main document : user के द्वारा main document मे merge field define किया जाता है जिसके द्वारा document मे data source के data item काहों पर insert होगा निर्धारित किया जाता है ।
4. Merge the data with main document : जब main document और data source create हो जाते है और main document मे merge fields insert हो जाते है तो दोनो file को merge किया जाता है जिसका result single document के रूप में प्राप्त होता है जिसमे सभी document personalized होते है page break के साथ ।
5. Print the document : सभी document को एक operation मे print कर सकते है ।

Process of Mail merge

1. सबसे पहले आपको रिबन में स्थित mailling tab में जाना होगा On the Malings tab , in the start Mail Merge group , click Step by step mail merge wizard option .

Select document type Letters then click Next: starting document and select starting document Use the current document

       
                    

Then clik  next: write your letter.

2. Select recipients Type a New List then click on create . . . option

• Display customize Address List dialog box
• Customize column option button
• Display customize address List

Customize Address list then press Ok Button

Display New Address List,

Entry  new address list press new

Entry Button then press ok

Then displays Save Asdialog box

Save Data Source File . . . ]

ü  Select Save location

ü  Enter filename

ü  Press Save Button

3. Insert Merge Field Move cursor where you want insert merge field from mailing Tab से सरे main options को insert करा ले l 

4. Finish & Merge Process यह mail merge का last प्रोसेस है इसमें तीन option होते है –

1. Edite individual documents

इसमें आप जितने copy चाहते है उतने copy बनकर तैयार हो जाती है l

2. print documents

इस option के प्रयोग से आप printout निकाल सकते है l

3. Send E-mail massages

इस option के प्रयोग से आप  एक साथ mail के रूप में भेज सकते है l